Où sont vos données, qui y touche, comment vous les récupérez.
Un logiciel d'agence contient des pièces d'identité, des attestations bancaires, des compromis. Voici, sans jargon, ce que nous en faisons — et ce que nous nous engageons contractuellement à ne jamais en faire.
Où sont vos données
- Hébergement en Union européenne, chez Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Allemagne), sur son centre de données de Helsinki, Finlande.
- Sauvegardes chiffrées chaque nuit, conservées 30 jours, sur un second site Hetzner en Union européenne (Nuremberg ou Falkenstein, Allemagne). Test de restauration trimestriel.
- Aucun transfert de vos dossiers hors de l'Union européenne pour le stockage. Les seuls traitements impliquant un prestataire hors UE sont listés nommément ci-dessous, avec leur base légale.
Vos données n'entraînent aucun modèle d'IA. Ni les nôtres, ni ceux de nos fournisseurs. Nous n'utilisons les API d'Anthropic et d'OpenAI que sous leurs conditions professionnelles, qui excluent contractuellement l'entraînement sur les données transmises. Cet engagement figure à l'article 6 du DPA et il est opposable à Elite Lead SRL.
Ce que fait l'IA, et ce qu'elle ne fait pas
- Certaines fonctions d'ImmoIA utilisent l'intelligence artificielle : rédaction d'annonces, résumés d'appels, brouillons de mails, préparation de documents, tri de candidatures. Un bandeau le rappelle en début de session dans l'application.
- Rien ne part sans validation humaine. Tout contenu généré naît en brouillon ; son envoi ou sa publication est un acte d'un membre de votre équipe, journalisé.
- Données personnelles et IA : avant tout appel à un modèle, les données d'identification des personnes physiques sont pseudonymisées quand la fonction le permet ; lorsqu'elle ne le permet pas (résumé d'un appel), le traitement est fermé, sans entraînement, et documenté au registre.
- Enregistrements d'appels : mode « note seule » par défaut. L'audio n'est jamais conservé ; la transcription est supprimée dès la note rédigée ; seule la note reste dans le dossier. Un journal horodaté prouve l'annonce faite à l'appelant et la suppression.
Réversibilité : vos données vous appartiennent
- Export complet de toutes les données de votre compte — contacts, biens, dossiers, documents, historiques, pièces jointes — en formats ouverts (CSV, JSON, fichiers d'origine) dans une archive.
- Déclenché par vous, depuis les paramètres du compte, à tout moment, sans frais et sans passer par le support. Généré en tâche de fond, lien de téléchargement valable 7 jours.
- À la fin du contrat, l'export reste disponible 60 jours, puis les données sont supprimées de nos systèmes et des sauvegardes au terme de leur cycle de 30 jours. Attestation de suppression sur demande.
Chiffrement et accès
- En transit : TLS 1.2 minimum, TLS 1.3 par défaut, HSTS activé.
- Au repos : disques chiffrés (AES-256) ; les pièces d'identité, attestations bancaires et documents signés sont en outre chiffrés au niveau applicatif, clé par agence.
- Isolation : chaque agence est un espace étanche ; la séparation est appliquée au niveau de la base de données, pas seulement de l'interface.
- Accès internes : nominatifs, à double facteur, journalisés, limités au strict nécessaire pour le support — et uniquement à votre demande.
Sous-traitants
Chaque prestataire qui touche des données, sa fonction, et le pays où il les traite. Cette liste est celle de l'annexe 2 du DPA ; toute modification vous est notifiée 30 jours avant, avec droit d'objection.
| Prestataire | Fonction | Pays de traitement | Base de transfert |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hébergement du site, de l'application et des sauvegardes | Finlande, Allemagne (UE) | — |
| Anthropic, PBC | Modèles de langage (API Claude) : rédaction, résumés | États-Unis | Clauses contractuelles types + DPF ; pas d'entraînement |
| OpenAI Ireland Limited | Modèles de langage et transcription | Irlande (UE) | Entité contractante pour l'EEE ; clauses contractuelles types pour tout traitement hors UE ; pas d'entraînement |
| Calendly LLC | Prise de rendez-vous sur le site (page « Réserver ») | États-Unis | Clauses contractuelles types + DPF |
| Google LLC (Google Fonts) | Chargement des polices du site vitrine — adresse IP uniquement | États-Unis | Clauses contractuelles types |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement des licences et abonnements, facturation | Irlande (UE) | — |
| Recommand (BRBX BV, BCE 1012.081.766, Nieuwdorp 5, 3990 Peer) | Envoi et réception des factures via le réseau Peppol | Belgique (UE) | — |
Telephonia, l'accueil téléphonique par IA, est un produit d'Elite Lead SRL : ce n'est pas un sous-traitant, il relève du présent engagement.
Deux précisions d'identité, parce qu'elles déterminent le droit applicable. Recommand est exploité par BRBX BV, Nieuwdorp 5, 3990 Peer, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1012.081.766. Pour l'Espace économique européen et la Suisse, l'entité OpenAI contractante et responsable du traitement est OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlande — et non l'entité américaine.
Délégué à la protection des données
Pour toute question sur vos données, l'exercice de vos droits ou une demande d'un de vos clients : privacy@immoia.net. Réponse sous 5 jours ouvrés, traitement complet sous 30 jours conformément à l'article 12 du RGPD.
En cas de violation de données
- Nous vous notifions sans retard injustifié et au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail au responsable du compte, avec la nature de l'incident, les données concernées et les mesures prises.
- Nous vous fournissons dans les 72 heures les éléments nécessaires à votre propre notification à l'Autorité de protection des données (article 33 du RGPD), si elle est requise.
- Un journal de conformité, en écriture seule, garde la trace de chaque événement : consentements, annonces d'enregistrement, validations humaines, exports, suppressions.
Ce que nous ne revendiquons pas
ImmoIA n'est certifié ni ISO 27001 ni SOC 2 à ce jour ; nous n'affichons aucun badge que nous n'aurions pas obtenu. Nous visons la certification belge CyberFundamentals en année 2. Les marques citées sur ce site appartiennent à leurs titulaires ; leur mention indique une compatibilité technique, jamais un partenariat ni une approbation.
Dernière mise à jour : 19 septembre 2026. Signalez toute imprécision à privacy@immoia.net.
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